법적 분쟁이나 중요한 계약, 혹은 남들에게 차마 말하기 힘든 개인적인 사건을 겪다 보면 녹취록을 작성해야 할 때가 옵니다. 하지만 막상 내 치부, 혹은 민감한 개인정보가 담긴 녹음파일을 속기사무소에 전달하려고 할 때 덜컥 망설여지는 순간이 찾아오곤 합니다.
"녹음내용에 상대방과의 민감한 대화, 주민등록번호, 집주소까지 다 있는데... 혹시 유출되면 어쩌지?"
누군가에게는 인생이 걸린 중요한 증거자료이기에 보안에 대한 불안감을 너무나 당연하고 당연한 걱정입니다. 오늘은 속기사무소에서 여러분의 소중한 개인정보와 녹음파일을 어떻게 보관하고 있는지, 비밀유지서약서의 제공 여부 등을 이야기해보려고 합니다.
1. 속기사는 법적으로 비밀엄수 의무가 있습니다.
국가공인속기사는 단지 말하는 내용을 빠르게 타이핑하는 사람이 아닙니다. 속기사는 업무상 알게 된 타인의 비밀을 누설해야 안되는 법적 윤리적 비밀엄무 의무를 지니고 있는데요. 이는 단순한 직업윤리를 넘어 의뢰인의 권리와 프라이버시를 보호하기 위한 가장 기본적인 약속입니다. 따라서 속기사무소에 전달되는 개인정보, 모든 음성파일은 어떠한 경우에도 외부로 유출되거나 목적 외로 활용할 수 없습니다.
며칠 전 실제 저희 사무소에 걸려온 전화를 말씀드려볼까 합니다.
저희에게 의뢰하셨던 의뢰인의 소송 상대방이 녹취록을 받고서 저희 사무소에 전화를 하여 녹취록에 관련된 내용을 물어보셨습니다. 속기사무소를 16년간 운영하다 보니 몇 마디만 나눠보면 아 이분이 뭐 때문에 전화했다, 라는 게 감이 오는데요. 보통 이런 분들은 본인이 누구인지를 잘 밝히지 않으면서 본인이 얻고 싶은 대답만 얻으려고 합니다. 이분 역시 그런 내용으로 물어보시길래 의뢰인 외에는 어떠한 내용도 답해드릴 의무가 없다고 하고 전화통화를 마쳤는데요.
속기사무소를 운영하다보면 간혹 이러한 전화를 받을 때가 있습니다. 혹은 경찰이나 검찰에서도 녹취록 관련하여 전화를 받을 수 있는데요. 그렇다 하더라도 저희 속기사무소는 반드시 의뢰인에게 먼저 전화를 하여 상대가 어떤 걸 요청하는데 괜찮으시냐고 확인 후 답을 드리고 있습니다.
2. 녹취록 작성 완료 후 파일 보관과 폐기까지
접근 권한 최소화: 저희는 대표속기사 1인이 운영하는 시스템으로 대표속기사 외에는 pc 자체에 접근할 수 없으므로 그 누구도 파일을 열람하거나 접근할 수 없습니다. 대표속기사가 바쁠 때 간혹 프리랜서 속기사에게 맡기는 속기사무소도 있는데요. 저희는 대표인 제가 바쁠 시에는 새로 들어오는 의뢰는 정중히 거절하고 있어 파일이 다른 데로 유출될 걱정은 전혀 없습니다.
파일 보존 기간: 기본적으로 녹취록 작성을 완료하고 나서 1년 정도 별도의 외장하드에 보존하고 있습니다. 파일 보존을 원치 않으시는 분들께서는 의뢰하실 때 요청하시면 작업완료후 바로 폐기하고 있습니다.
3. 비밀유지서약서 제공
구두상으로 "저희는 비밀보장이 첫 번째 원칙입니다." 라고 하면 아무 의미가 없겠죠. 보통 단체의 이사회나 민감한 기술정보 같은 것이 들어 있을 때 비밀유지서약서를 요청하시는데요. 이는 회사나 단체뿐만 아니라 개인 고객들도 당연히 요청하실 수 있습니다.
비밀유지서약서에는 언제 누구에게 제공받은 녹음파일 및 개인정보는 발설하지 않는다는 내용이 담기며 속기사의 도장이 찍혀 그 효력을 입증합니다.
이 서약서는 법적효력을 갖는 문서이므로 의뢰인 입장에서는 한번 더 확실한 안심장치를 마련할 수 있으니, 혹시라도 마음이 불안하시다면 의뢰 시 비밀유지서약서 작성을 편하게 요청해주세요.
4. 마음 편히 전화주셔도 됩니다.
살면서 녹취록을 작성해야 하는 상황은 대부분 마음이 무겁고 복잡할 때가 많습니다. 그 무게감을 잘 알기에 저희는 단순한 문서 작성 이상의 책임을 느끼며 녹취록 작성에 임하고 있습니다. 궁금한 점이나 불안한 부분이 있으시면 언제든 편안하게 문의해주세요. 친절한 속기사가 도와드리겠습니다.
📞 추가 문의는 언제든 환영합니다.
전화: 010-2580-0783 · 평일 09:30 ~ 18:00
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